Bagian Personalia Adalah? Berikut Penjelasan Lengkapnya

Di ruang lingkup pekerjaan, pasti Anda sudah tidak asing lagi bukan dengan istilah apa itu bagian personalia?

Secara umum, fungsi bagian personalia ini sangat dibutuhkan guna membantu pengelolaan perusahaan agar lebih baik lagi hingga bisa berkembang menjadi perusahaan yang unggul di antara yang lainnya.

Uniknya, bagian personalia ini sering disangkut pautkan dengan bagian HRD sehingga menjadi hal yang sama diantara keduanya.

Padahal ada perbedaan mendasar terhadap keduanya, sehingga seseorang yang bekerja di bagian personalia tidak bisa merangkap di HRD.

Adapun lebih jelasanya pengertian serta fungsi dari personalia akan dibahas pada pembahasan berikut ini!

Pengertian Personalia Menurut Para Ahli

Secara umum, pengertian personalia ini adalah pengaraham pengorganisasian, perencanaan, dan pengendalian pada pengadaan tenaga kerja untuk mencapai sasaran perorangan, masyarakat, dan organisasi lebih baik lagi.

Adapun pengertian personalia menurut para ahli adalah sebagai berikut;

1. Pengertian Personalia Menurut John Soeprihanto

Personalia adalah pengawasan terhadap fungsi-fungsi pengadaan, penarikan, pengembangan dan pemberian kompensasi, pengintegrasian dan pemeliharaan dengan membantu tercapainya tujuan organisasi peruasahaan.

2. Pengertian Personalia Menurut Nitisemito (1996: 143)

Personalia adalah suatu ilmu seni untuk melaksanakan perencanaan, pengorganisasian, pengawasan, sehingga mendapat efektivitas serta efisiensi personalia dapat ditingkatkan dengan maksimal dalam mencapai tujuan.

3. Pengertian Personalia Menurut Manullang (2001: 156)

Personalia adalah suatu ilmu yang mempelajari bagaimana cara memberikan suatu fasilitas untuk perkembangan, pekerjaan dan juga partisipasi pekerjaan didalam suatu kegiatan atau aktivitas.

4. Pengertian Personalia Menurut Heidjrachman Ranupandojo dan Suad Husnan

Personalia adalah perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan dari pengadaan pemberian kompensasi, pengintegrasian dan pemeliharaan tenaga kerja dengan maksud untuk mencapai tujuan perusahaan.

5. Pengertian Personalia Menurut Prof. Edwin B.Flippo

Personalia adalah perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengendalian atas pengadaan tenaga kerja, pengembangan, kompensasi, integrasi, pemeliharaan dan pemutusan hubungan kerja dengan sumber daya manusia untuk mencapai sasaran perorangan, organisasi, dan masyarakat.

Fungsi dan Tujuan Manajemen Personalia

Dari pengertian yang ditulis oleh para ahli di atas, maka personalia ini memiliki beberapa fungsi dan tujuan. Adapun fungsi dari personalia itu sendiri adalah sebagai berikut ;

1. Fungsi Pengorganisasian

Dalam hal ini bagian personalia wajib membentuk organisasi antar jabatan yang saling berhubungan guna organisas tersebut berfungsi sebagai alat untuk mencapai suatu tujuan tertentu.

2. Fungsi Perencanaan

Bagian personalia berhak untuk menentukan program-program personalia yang akan dilaksanakan guna untuk membantu perusahaan mencapai visi misi yang telah dibuat atau telah ditetapkan. Sehingga dalam hal ini bagian personalia perlu berperan aktif mencapai tujuan tersebut.

3. Fungsi Pengarahan

Fungsi ini berlaku ketika bagian personalia telah memiliki atau membentuk organisasi. Karena dengan begitu, langkah berikutnya yang dilakukan personalia adalah melakukan pengarahan terhadap pekerjaan dana diharapkan para karyawan bisa bekerja sama secara efektif mencapai tujuan tersebut.

4. Fungsi Pengawasan

Pengawasan adalah pengamatan untuk membandingkan suatu kegiatan dengan terencana dan wajib mengoreksinya jika terjadi penyimpangan.

Bisa dibilang makna dari pengawasan ini adalah suatu fungsi yang menyangkut suatu permasalahan pengaturan berbagai jenis kegiatan yang sesuai dengan rencana personalia dan telah dirumuskan sebagai dasar analisis dati tujuan organisasi yang fundamental.

Dilihat dari operasionalnya, maka fungsi personalia ini terdiri dari ;

1. Pengembangan Karyawan

Pengembangan karyawan meliputi pelatihan yang tujuannya untuk mengembangkan minat dan bakat yang dimilikinya.

2. Pengadaan

Menyiapkan sejumlah karyawan dengan jenis keahlian yang dibutuhkan untuk bisa mencapai suatu tujuan perusahaan. Hal ini bertujuan untuk memenuhi kebutuhan tenaga kerja melalui proses seleksi dan penempatan kerja yang sesuai dengan minat bakatnya.

3. Pemberian Kompensasi

Pemberian kompensasi ini bertujuan sebagai apresiasi atau penghargaan yang adil dan layak terhadap para karyawannya yang memberikan tenaga dan sumbangsinya guna mencapai tujuan perusahaan yang telah ditargetkan.

4. Pengintegrasian

Sesuatu yang menyangkut penyesuaian keinginan dari setiap orang dengan organisasi hingga karyawan dapat bekerja sama mencapai tujuan organisasi yang ditetapkan.

5. Pemeliharaan

Usaha untuk memperhatikan kondisi fisik para karyawan mengingat mereka adalah ‘’aset’’ perusahaan yang telah berkontribusi pada perusahaan.

Tujuan Adanya Personalia

Secara umum, tujuan personalia ini mempunya hubungan dengan tujuan yang direncanakan perusahaan. Karena manajemen perusahaan akan berusaha untuk bisa menumbuhkan efisiensi di dalam bidang tenaga kerja yang saling menguntungkan.

Adapun tujuan personalia secara khusus menuru Manullang adalah sebagai berikut;

Kerja sama
Efisiensi dan daya guna

Maka dari itu, tujuan dari personalia ini berkaitan dengan suatu usaha untuk bisa menciptakan kondisi yang baik agar bisa memberikan kontribusi yang lebih kepada atasannya.

Tugas dan Wewenang Bagian Personalia

1. Penambahan Tenaga Kerja

Salah satu tugas pokok yang dilakukan personalia adalah penambahan tenaga kerja yang diperlukan oleh perusahaan guna bisa menyelesaikan tujuan organisasi tersebut.

Karena itu, bagian personalia melakukan perekrutan tenaga kerja, seleksi, dan penempatan sesuai dengan kemampuan mereka.

2. Pengembangan

Tugas bagian personalia berikutnya adalah mengembangkan keterampilan atau kemampuan para karyawannya dengan cara menyelenggarakan training atau pelatihan yang diperlukan oleh mereka.

Kegiatan tersebut perlu dilakukan mengingat perubahan teknologi saat ini sangat pesat dan menuntut semua orang untuk mengikuti alur ritme tersebut.

Selain mengadakan pelatihan, bagian personalia pun bisa melakukan reorganisasi pekerjaan.

3. Kompensasi

Pihak personalian berhal mendapatkan kompensasi sebagai balas jasa yang telah dilakukan oleh bagian personalia karena keberadaannya organisasi bisa berjalan dengan baik dan bisa mencapai tujuan organisasi dengan seharusnya.

Bagi karyawan pun, bagian personalia menyiapkan salary setiap bulan atau menyiapkan dana pensiun untuk mereka yang sudah mengabdikan dirinya di perusahaan tersebut.

4. Integrasi

Tugas bagian personalia berikutnya adalah menghasilkan kesesuaian dan kelayakan atas kepentingan seseorang, masyarakat, maupun organisasi.

5. Pemeliharaan

Bagian personalia pun ditugaskan untuk menjaga keutuhan dilingkungan tempat kerja. Karena dengan begitu akan tercipta suasana kerja yang kondusif, seperti komunikasi manajer yang baik. Terjaminnya kesehatan dan keselamatan kerja karyawan baik fisik maupun rohani.

6. Pemutus Hubungan Kerja

Bagian personalia sangat bertanggung jawab untuk mendapatkan karyawan yang berkompeten.

Maka, apabila ada karyawan yang tidak atau sudah tidak berkompeten dalm bidangnya bagian personalia berhak untuk memutus hubungan kerja.

Tentunya pemutusan hubungan tersebut sesuai dengan syarat yang telah ditentukan. Dalam pemutusan hubungan kerja pun pihak perusahaan harus menjamin bahwa pemutusan kerja tersebut dilakukan dengan sebaik mungkin.

Pendekatan yang Dilakukan untuk Menjalankan Tugas dan Fungsi Personalia
Untuk bisa menjalankan tugas utama bagian personalia, maka hal-hal yang perlu dilakukan adalah sebagai berikut;

Pendekatan Sumber Daya Manusia, mengingat bagian personalia pun berperan penting untuk merekrut dan menyeleksi para karyawannya.
Pendekatan Manajerial, karena bagian personalia harus memanage segal hal dalam perusahaan guna mencapai tujuan yang hendak dicapai.
Pendekatan Sistem dan pro aktif, tanpa sistem yang dijalankan dengan baik maka pekerjaan yang ada di perusahaan tersebut tidak akan berjalan sesuai dengan perannya masing-masing.

Skill yang Harus Dimiliki Bagian Personalia

1. Multitasking

Seperti yang telah dibahas sebelumnya, bagian personalia mengerjakan beberapa tugas di dalam perusahaan, mulai dari mengurus bagian perekrutan, seleksi, hingga menjaga kinerja karyawannya agar bisa lebih baik lagi.

Karena itu, diperlukan seseorang yang bisa multitasking agar pekerjaan bisa diselesaikan dengan baik. Maka tidak heran bila bagian personalia banyak diisi oleh para wanita yang memang memiliki kemampuan untuk multitasking.

2. Kemampuan untuk bisa Mengorganisasi

Bagian personalia wajib memiliki salah satu skill ini karena mereka akan mengelola segala sesuatu baik itu sumber daya manusia maupun manajemen waktu yang ada di perusahaan tersebut.

Jika tidak memiliki kemampuan mengorganisasi dengan baik, pastinya ada beberapa pekerjaan atau bidang yang terbengkalai.

3. Mampu untuk Bernegosiasi

Seperti yang diketahui bersama, proses negosiasi adalah proses saat kedua belah pihak melakukan kesepatana atau pejanjian bersama guna memenuhi tujuan yang ingin dicapai bersama.

Maka dari itu, sangat penting untuk bagian personalia bisa memiliki kemampuan negosiasi yang baik untuk bisa menyelesaikan masalah atau kesepakatan tersebut. kesepakatan dalam bernegosiasi tersebut biasanya bersifat win-win solution.

4. Profesional

Memiliki sikap professional pun sangat dibutuhkan dalam bidang ini. Mereka harus bisa membedakan kepentingan pekerjaan dan juga pribadi. Ketika tidak bisa membedakan diantara keduanya bisa timbul pekerjaan yang terbengkalai.

Tentunya sebelum bisa mengurus para SDM perusahaan, terlebih dahulu harus bisa berbenah diri untuk bisa bersikap professional.

5. Detail

Menjadi seseorang personalia Anda harus bisa fokus dan teliti dalam berbagai hal. Tidak boleh tergesa-gesa dalam memutusakan sesuatu karena hal itu akan berdampak panjang bagi perusahaan.

Untuk melakukan kesalahan dalam pekerjaan, bagian personalia harus bisa melakukan proses cek dan ricek pekerjaan serta melakukan evaluasi untuk bisa mengerjakan sesuatu yang lebih baik lagi.

6. Kerjasama Tim

Kerjasama tim ini sangat diperlukan untuk semua bidang. Ketika Anda sudah bekerja dalam perusahaan, sejatinya tidak ada lagi yang bekerja sekendak sendiri melainkan harus bahu membahu menyelesaikan dengan baik.

Dalam membangun kerja sama tim modal dasar yang harus dimiliki adalah komunikasi yang baik antar sesama. Bila harus tersebut berjalan dengan baik, maka kerjasama tim pun akan bisa dilakukan dengan sempurna.

7. Kemampuan Menyelesaikan Masalah

Kemampuan menyelesaikan masalah ini baiknya dimiliki oleh seluruh divisi. Namun, porsi ini menuntut bagian personalia untuk bisa melakukannya pula.

Hal ini perlu dimiliki mengingat bagian personalia akan dihadapkan dengan beragam sifat karyawan dan harus bisa menyelesaikan masalah tersebut.

Penutup

Nah itulah dia pembahasan mengenai bagian personalia beserta penjelasannya. Semoga informasi di atas bermanfaat untuk Anda yang memang ingin bekerja di bidang tersebut.

Semoga dengan informasi di atas bisa membuka wawasan Anda untuk bisa bekerja lebih baik lagi terutama di bagian personalia tersebut. semoga bermanfaat.